a cura della Dott.ssa Chiara Nicoletta Matacena – Coordinatore Regionale Campania-Molise UGDCEC
La disciplina fiscale delle spese di trasferta e di rappresentanza è stata profondamente rivista a decorrere dal periodo d’imposta 2025. Le modifiche derivano dal decreto legislativo n. 192/2024, dalla legge di bilancio 2025 e dal decreto-legge n. 84/2025.
I principali chiarimenti applicativi sono stati forniti dall’Agenzia delle Entrate con la Circolare n. 15 del 22 dicembre 2025. L’intervento normativo introduce un principio rafforzato di tracciabilità dei pagamenti quale condizione per la rilevanza fiscale dei costi.
La nuova disciplina riguarda i redditi di:
- lavoro dipendente;
- lavoro autonomo;
- impresa.
Per i lavoratori dipendenti, la non imponibilità dei rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi o NCC è subordinata al pagamento con strumenti tracciabili. La medesima condizione opera anche per le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale. Restano esclusi dall’obbligo i rimborsi relativi ai trasporti di linea e alle indennità chilometriche. Ai fini probatori, la circolare chiarisce che è ammessa ogni documentazione idonea a dimostrare l’utilizzo di sistemi di pagamento tracciabili.
Per il lavoro autonomo, la riforma dell’articolo 54 del TUIR introduce il principio di onnicomprensività del reddito. I rimborsi spese analiticamente addebitati al committente non concorrono al reddito, salvo deroga per le spese non tracciate. In assenza di pagamento tracciabile, i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto concorrono alla formazione del reddito. La tracciabilità diviene requisito anche per la deducibilità delle spese non rimborsate dal committente. Analogo vincolo è previsto per le spese sostenute quale committente di incarichi professionali. Per le spese di rappresentanza dei professionisti, la deducibilità entro l’1 per cento dei compensi è subordinata al pagamento tracciabile.
Nel reddito d’impresa, l’articolo 95 del TUIR subordina la deduzione delle spese di trasferta al rispetto della tracciabilità. La regola si applica sia alle spese sostenute direttamente sia ai rimborsi analitici a dipendenti e collaboratori.
Le disposizioni si applicano, in via generale, dal 1° gennaio 2025, con decorrenze differenziate per specifiche fattispecie.
Il nuovo impianto normativo rafforza il collegamento tra deducibilità dei costi e trasparenza dei pagamenti.
Ne deriva un sistema più coerente con le finalità di contrasto all’evasione e di uniformità applicativa.
